Directives de protection des données
1. Objectif de la directive La présente directive définit les principes, règles et responsabilités applicables à la protection des données personnelles au sein de l’Association. Elle vise à garantir la conformité avec : Elle s’applique à l’ensemble des collaborateurs, formateurs, intervenants externes et partenaires contractuels. 2. Champ d’application Cette directive couvre : 3. Principes généraux de protection des données 3.1 Licéité, transparence et proportionnalité Les données personnelles sont traitées : 3.2 Finalité déterminée Toute collecte doit avoir une finalité clairement définie : Toute utilisation en dehors de ces objectifs est strictement interdite. 3.3 Exactitude Les données doivent être exactes, complètes et mises à jour.Les personnes concernées peuvent demander correction en tout temps. 3.4 Conservation limitée Les données ne sont conservées que pour la durée nécessaire à la finalité définie 3.5 Sécurité L’Association met en place des mesures organisationnelles et techniques adaptées : 3.6 Confidentialité Toute personne ayant accès à des données personnelles est soumise à une obligation stricte de confidentialité, même après la fin de son contrat. 4. Droits des personnes concernées L’Association garantit les droits suivants : 4.1 Droit d’information Toute personne concernée est informée de : 4.2 Droit d’accès Toute personne peut demander un accès complet à ses données personnelles. 4.3 Droit de rectification Toute personne peut demander modification ou mise à jour de données incorrectes. 4.4 Droit d’opposition et de limitation Une personne peut s’opposer à certains traitements non obligatoires. 4.5 Droit à l’effacement Les données peuvent être supprimées si : 5. Consultation et accès aux données personnelles 5.1 Accès restreint par fonction Seules les personnes ayant besoin d’accéder aux données pour leur activité professionnelle y sont autorisées : 5.2 Interdictions Il est interdit : 6. Sécurité des traitements 6.1 Mesures techniques 6.2 Mesures organisationnelles 7. Communication à des tiers Les données personnelles ne sont transmises qu’à : Aucune donnée n’est transmise à des tiers à des fins commerciales. 8. Utilisation des supports pédagogiques et données 8.1 Droit d’auteur L’Association garantit qu’elle détient : 8.2 Données produites par les participants Les productions pédagogiques (exercices, rapports, notes) restent la propriété du participant.Toute utilisation externe nécessite son accord écrit. 9. Politique de conservation des documents La durée de conservation dépend de la nature du document. 9.1 Documents administratifs et contractuels Type de document Durée de conservation Base Dossier d’inscription participant 10 ans après fin de formation Obligation légale et audit Contrats de formation 10 ans Exigences comptables Règlement interne signé 10 ans Traçabilité Correspondances administratives 5 ans Bonnes pratiques 9.2 Documents pédagogiques Type de document Durée Base Feuilles de présence 10 ans Preuves de formation Evaluations, examens 5 ans Traçabilité pédagogique Programmes et plans de cours 5 ans Mise à jour qualité Attestations émises De manière permanente Archivage 9.3 Documents financiers Type de document Durée Base Factures 10 ans Obligations légales suisses Comptabilité générale 10 ans Législation comptable Justificatifs de paiement 10 ans Contrôle 9.4 Gestion des documents obsolètes 9.5 Destruction des documents La destruction doit être : 10. Obligation de confidentialité Toute personne en lien avec les données : 11. Responsable de la protection des données L’Association désigne un Responsable interne chargé de : 12. Entrée en vigueur La présente directive entre en vigueur le 01.08.2025 Elle est contrôlée et révisée annuellement